Jak zaliczyć niezapłaconą fakturę do kosztów podatkowych?
Gdy kontrahent nie zapłaci należności wynikającej z umowy, wierzyciel ma możliwość zaliczenia nieściągniętych należności do kosztów podatkowych. Aby tego dokonać należy spełnić łącznie dwie podstawowe przesłanki.
Przesłanki zaliczenia nieściągalnych wierzytelności do kosztów podatkowych.
1. Zarachowanie jako przychód należny.
Pierwszym podstawowym warunkiem wpisania niezapłaconej faktury do kosztów uzyskania przychodu jest zarachowanie takiej wierzytelności w momencie jej powstania jako przychodu należnego. Należy pamiętać, że w myśl przepisów podatkowych za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.
2. Udokumentowanie nieściągalności wierzytelności
Drugim zasadniczym warunkiem zaliczenia nieściągniętych należności do kosztów podatkowych jest uprawdopodobnienie nieściągalności danej wierzytelności za pomocą dokumentów. Ustawodawca dokonał ścisłego i wyczerpującego wyliczenia dokumentów, którymi wierzyciel winien się posłużyć w celu udokumentowania, że dana wierzytelność jest nieściągalna. To oznacza, iż żaden inny dokument, niż wymienione poniżej, nie może skutecznie udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności umożliwiającego zaliczenie jej do kosztów uzyskania przychodów.
By skorzystać zatem z możliwości zaliczenia niezapłaconej faktury do kosztów podatkowych należy udokumentować nieściągalną wierzytelność następującymi dokumentami:
- postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego (w praktyce będzie to często postanowienie komornika o umorzeniu postępowania egzekucyjnego z tego powodu, że nie uzyska się w nim kwoty większej niż koszty egzekucyjne, a majątek, do którego została skierowana egzekucja, jest jedynym majątkiem dłużnika) albo
- postanowieniem sądu o:
- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
- umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
- ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
- protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.
- w przypadku kosztów sądowych – ustawie z dnia 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych,
- w przypadku zastępstwa procesowego:
- rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 września 2002 roku w sprawie opłat za czynności radców prawnych oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów pomocy prawnej udzielonej przez radcę prawnego ustanowionego z urzędu,
- rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 września 2002 roku w sprawie opłat za czynności adwokackie oraz ponoszenia przez Skarb Państwa kosztów nieopłaconej pomocy prawnej udzielonej z urzędu,
- w przypadku kosztów egzekucyjnych – ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 roku o komornikach sądowych i egzekucji.
Odnośnie trzeciego wyżej wymienionego dokumentu, który może przysporzyć najwięcej wątpliwości, należy pamiętać, że protokół powinien zawierać stwierdzenie, iż ustalone przez podatnika przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne są równe lub wyższe od kwoty danej wierzytelności. Poza tym stwierdzeniem, przepisy prawa podatkowego nie precyzują, co powinien zawierać protokół sporządzony przez podatnika, niemniej jednak protokół powinien być sporządzony z należytą starannością, najlepiej w oparciu o specjalistyczną wiedzę, z uwzględnieniem doświadczenia życiowego. Ustalone w protokole przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne powinny opierać się na obowiązujących w tym zakresie przepisach, tj.:
3. Uwaga na przedawnienie
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione. Gdy zatem wierzytelność stała się przedawniona, nie może być uznana za koszt uzyskania przychodów.
Podstawa prawna:
Art. 14, 23 ust. 1 pkt 20, ust 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych